Das Projekt «Mission Limmi» ist nicht nur aufgrund des Zeitdrucks äusserst anspruchsvoll. In den 12 Monaten müssen viele verschiedene Themen parallel bearbeitet werden. Das ICT-Thema ist technisch sehr fordernd, gleichzeitig müssen auch zahlreiche prozessuale Aspekte im operativen Betrieb berücksichtigt werden. Der verfügbare Raum im Spital Limmattal war ursprünglich nicht für den Betrieb einer Spitexorganisation vorgesehen, was die Projektarbeit erschwert. Die Überarbeitung und Optimierung bestehender sowie die Modellierung neuer Prozesse bietet zwar eine große Chance für die Gesamtorganisation, doch die Einschränkungen der räumlichen Gegebenheiten am neuen Standort machen sich deutlich bemerkbar.
Ein Teil des Projektteams besucht vor diesem Hintergrund verschiedene andere Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen, um die jeweiligen Arbeitsplatzkonzepte zu besichtigen und sich von den Erfahrungen berichten zu lassen. Zudem muss auch ein Teil des Mobiliar ersetzt werden. Auch diese Gelegenheit wird genutzt, um in diversen Showrooms von Büromöbelanbietern neue Idee zu gewinnen.
Das Arbeitsplatzkonzept am neuen Standort muss verschiedene Anforderungen erfüllen. Es soll fliessende und effiziente Prozesse ermöglichen, zukünftiges Wachstum zulassen und die bestehende Unternehmenskultur berücksichtigen. In den vergangenen Jahren hat die RSL bereits aktiv Einfluss auf die Arbeitsplatzgestaltung genommen und z.B. die personalisierten Arbeitsplätze sukzessive durch ein Desksharing-Konzept abgelöst. Zudem wurden unterschiedliche Arbeitszonen geschaffen, die auf die jeweiligen Tätigkeiten der Mitarbeitenden ausgerichtet sind. Die Erfahrungen in dieser Entwicklung sind durchwegs positiv. Der neue Standort ist jedoch viel offener gebaut und bietet weniger Rückzugsmöglichkeiten. Dafür bietet der neue Standort den Vorteil, verschiedene Sitzungs-, Schulungs- und Veranstaltungsräume auf dem Spitalareal mitnutzen zu können. Alle diese Aspekte müssen nun in die Entwicklung einfliessen und in der Prozessmodellierung und Raumplanung berücksichtigt werden.
Am Ende wird beschlossen, das Desksharing-Konzept weiterzuführen und auch die restlichen persönlichen Arbeitsplätze des Kaders aufzuheben. Alle Arbeitsplätze sollen flexibel nutzbar sein. Auch die Geschäftsleitung wird am neuen Standort keine persönlichen Arbeitsplätze mehr haben, was für die Organisation ein (gewollter) Kulturwandel ist. Das bietet auch die Chance, dass die Mitglieder der Geschäftsleitung noch näher bei den Teams sind und den Puls der Organisation gut spüren. Mit einer Cleandesk-Policy wird sichergestellt, dass am Ende des Tages jeder Arbeitsplatz leer und aufgeräumt ist, was datenschutztechnische Vorteile bietet und eine hohe Auslastung der Arbeitsplätze ermöglicht. Die Zonenaufteilung wird auf den neuen Standort übertragen, zusätzlich werden den Teams separate Zonen zugeteilt und für spontane Meetings werden zwei Room-in-Room Boxen beschafft.
Damit das Projekt auch auf Seite des Spital Limmattal orchestriert werden kann, baut das LIMMI ebenfalls eine Projektorganisation mit einem Projektleiter auf. So können Informationen, Anforderungen und Bedürfnisse im Projekt zwischen den beiden Organisationen ausgetauscht und synchronisiert werden. Der Austausch ist besonders im Bereich der Infrastruktur und des Raumlayouts intensiv, und der operative Betrieb der RSL in den Räumen des Spitals erfordert bauliche Anpassungen. Die Projektleitung auf beiden Seiten ist gefordert, Konsens und Kompromisse zu finden. Trotz des sportlichen Zeitplans und der begrenzten finanziellen Ressourcen werden Lösungen gefunden, die für beide Seiten passen.
Auf Basis des neuen Arbeitsplatzkonzepts wird auch die neue Telefonanlage geplant, da die flexible Arbeitsplatznutzung die Anforderungen beeinflusst. Die Anlage muss standort- und arbeitsplatzunabhängig funktionieren. Um den Umzug zu erleichtern, wird die neue, virtuelle Telefonanlage bereits am alten Standort in Betrieb genommen und getestet. So können sich die Mitarbeitenden daran gewöhnen und am Umzugstag nahtlos arbeiten. Die neue Telefonanlage, betrieben vom gleichen Cloud-Anbieter wie die Serverumgebung, bringt keine hohe Komplexität mit sich und kann in kürzester Zeit umgestellt werden.
Da das Arbeitsplatzkonzept steht, die Servermigration in die Cloud vollzogen ist und eine neue, ortsunabhängige Telefonanlage in Betrieb genommen wurde, steht der geplanten Testumgebung am neuen Standort nichts mehr im Weg. Darüber berichten wir im nächsten Blogbeitrag zur «Mission Limmi».