Im Herbst wird in einem umfangreichen Evaluationsprozess entschieden, bei welchem Anbieter die zukünftige Cloudlösung für die gesamte ICT-Umgebung aufgebaut werden soll. Obwohl die Zeit drängt, muss dieser Evaluationsprozess sehr strukturiert und vollständig erfolgen. Der Bereich ICT hat in der RSL einen hohen Stellenwert, da die Organisation bereits einen hohen Digitalisierungsgrad erreicht hat und sowohl ERP-Prozesse (Rechnungswesen, HR-Management etc.) als auch die komplette Kundenadministration und -dokumentation (Leistungserfassung, Pflegedokumentation, Dienst- und Einsatzplanung etc.) digitalisiert sind. Vor diesem Hintergrund ist es entscheidend, dass der zukünftige Cloudanbieter eine hohe Verfügbarkeit des Systembetriebs sowie eine entsprechende Datensicherheit gewährleisten kann. Es bedeutet aber auch, dass der Anbieter über die erforderliche Erfahrung verfügen muss, um eine Systemumstellung und Datenmigration innert kürzester Zeit und ohne Datenverlust durchzuführen. Eine Umstellung vom eigenen Server in die Cloudlösung ist ein bisschen wie die Operation am offenen Herzen. Im Rahmen des Evaluationsprozesses konnte ein Anbieter gefunden werden, der alle diese Anforderungen bestens erfüllt und über langjährige Erfahrungen in der Betreuung von Spitexorganisationen verfügt. Die Spitex-DNA ist dem Anbieter also bestens bekannt. Die Entscheidung für den Wechsel zum neuen Anbieter wird im Dezember 2022 gefällt und bereits Anfangs März 2023 kann die Datenmigration erfolgen. Es bleiben somit etwas mehr als zwei Monate Zeit, um sich auf dieses anspruchsvolle Vorhaben vorzubereiten und alle Beteiligten arbeiten in dieser Zeit unter Hochdruck. Die RSL beschäftigt sich die folgenden zwei Monate vor allem mit einem: AUSMISTEN! Es gilt, das Datenvolumen möglichst von allem Unnötigen zu befreien, um die Migration so schlank wie möglich durchführen zu können. Speicherplatz kostet Geld und der Transfer von unnötigen Daten kostet wertvolle Zeit. Gleichzeitig wird auch bei den Papierakten ausgemistet, um das Aktenarchiv so gut wie möglich zu reduzieren. Auch hier gilt: Lagerfläche kostet Geld und der Transport von unnötigem Material kostet wertvolle Ressourcen. So werden schliesslich auf dem Server tausende nicht mehr benötigte Dateien gelöscht, während insgesamt 1.5 Tonnen Akten durch eine speziell dafür beauftragte Firma vernichtet werden.
Am 16. März 2023 ist es dann so weit. Der Tag der Servermigration ist gekommen. Das interne Projektteam arbeitet an diesem Tag während rund 16 Stunden mit einem Projektteam des neuen IT-Anbieters zusammen, um die gesamte technische Infrastruktur auszutauschen, alle Daten zu migrieren und alle IT-Prozesse und Applikationen auf dem neuen Server zu testen. Dabei gibt es lediglich über Mittag einen 2-stündigen Unterbruch, von dem weder die Kund:innen noch die Mitarbeitenden gross etwas mitbekommen. Die neue Serverumgebung ist für die Enduser extra so gestaltet, dass es kaum wahrnehmbare Unterschiede gibt. In den kommenden Wochen gilt es nun noch eine Feinjustierung der verschiedenen EDV-Anwendungen vorzunehmen und einzelne Konfigurationen zu optimieren. Das Projekt Servermigration ist somit reibungslos über die Bühne gegangen, was die richtige Auswahl des neuen Anbieters nochmals klar unterstrichen hat.
Über die Planung eines neuen Bürokonzepts, den Aufbau einer neuen Telefonanlage sowie die Inbetriebnahme der RSL-Testumgebung berichten wir in den kommenden Blogbeiträgen zur «Mission Limmi».